นักจัดการสารสนเทศและความรู้

การจัดการความรู้ (Knowledge Management : KM)
การ จัดการความรู้ คือ การรวบรวมองค์ความรู้ที่มีอยู่ในส่วนราชการซึ่งกระจัดกระจายอยู่ในตัวบุคคล หรือเอกสาร มาพัฒนาให้เป็นระบบ เพื่อให้ทุกคนในองค์กรสามารถเข้าถึงความรู้ และพัฒนาตนเองให้เป็นผู้รู้ รวมทั้งปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ อันจะส่งผลให้องค์กรมีความสามารถในเชิงแข่งขันสูงสุด โดยที่ความรู้มี 2 ประเภท คือ
1. ความรู้ที่ฝังอยู่ในคน (Tacit Knowledge) เป็นความรู้ที่ได้จากประสบการณ์ พรสวรรค์หรือสัญชาติญาณของแต่ละบุคคลในการทำความเข้าใจในสิ่งต่าง ๆ เป็นความรู้ที่ไม่สามารถถ่ายทอดออกมาเป็นคำพูดหรือลายลักษณ์อักษรได้โดยง่าย เช่น ทักษะในการทำงาน งานฝีมือ หรือการคิดเชิงวิเคราะห์ บางครั้ง จึงเรียกว่าเป็นความรู้แบบนามธรรม
2. ความรู้ที่ชัดแจ้ง (Explicit Knowledge) เป็นความรู้ที่สามารถรวบรวม ถ่ายทอดได้ โดยผ่านวิธีต่าง ๆ เช่น การบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร ทฤษฎี คู่มือต่าง ๆ และบางครั้งเรียกว่าเป็นความรู้แบบรูปธรรม

นพ.วิจารณ์ พานิช ได้ให้ความหมายของคำว่า “การจัดการความรู้” ไว้ คือ สำหรับนักปฏิบัติ การจัดการความรู้คือ เครื่องมือ เพื่อการบรรลุเป้าหมายอย่างน้อย 4 ประการไปพร้อมๆ กัน ได้แก่
1. บรรลุเป้าหมายของงาน
2. บรรลุเป้าหมายการพัฒนาคน
3. บรรลุเป้าหมายการพัฒนาองค์กรไปเป็นองค์กรเรียนรู้ และ
4. บรรลุความเป็นชุมชน เป็นหมู่คณะ ความเอื้ออาทรระหว่างกันในที่ทำงาน

การจัดการความรู้เป็นการดำเนินการอย่างน้อย 6 ประการต่อความรู้ ได้แก่
1 การกำหนดความรู้หลักที่จำเป็นหรือสำคัญต่องานหรือกิจกรรมของกลุ่มหรือองค์กร
2 การเสาะหาความรู้ที่ต้องการ
3 การปรับปรุง ดัดแปลง หรือสร้างความรู้บางส่วน ให้เหมาะต่อการใช้งานของตน
4 การประยุกต์ใช้ความรู้ในกิจการงานของตน
5 การนำประสบการณ์จากการทำงาน และการประยุกต์ใช้ความรู้มาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และสกัด “ขุมความรู้” ออกมาบันทึกไว้
6 การจดบันทึก “ขุมความรู้” และ “แก่นความรู้” สำหรับไว้ใช้งาน และปรับปรุงเป็นชุดความรู้ที่ครบถ้วน ลุ่มลึกและเชื่อมโยงมากขึ้น เหมาะต่อการใช้งานมากยิ่งขึ้น
โดยที่การดำเนินการ 6 ประการนี้บูรณาการเป็นเนื้อเดียวกัน ความรู้ที่เกี่ยวข้องเป็นทั้งความรู้ที่ชัดแจ้ง อยู่ในรูปของตัวหนังสือหรือรหัสอย่างอื่นที่เข้าใจได้ทั่วไป (Explicit Knowledge) และความรู้ฝังลึกอยู่ในสมอง (Tacit Knowledge) ที่อยู่ในคน ทั้งที่อยู่ในใจ (ความเชื่อ ค่านิยม) อยู่ในสมอง (เหตุผล) และอยู่ในมือ และส่วนอื่นๆ ของร่างกาย (ทักษะในการปฏิบัติ) การจัดการความรู้เป็นกิจกรรมที่คนจำนวนหนึ่งทำร่วมกันไม่ใช่กิจกรรมที่ทำโดย คนคนเดียว เนื่องจากเชื่อว่า “จัดการความรู้” จึงมีคนเข้าใจผิด เริ่มดำเนินการโดยรี่เข้าไปที่ความรู้ คือ เริ่มที่ความรู้ นี่คือความผิดพลาดที่พบบ่อยมาก การจัดการความรู้ที่ถูกต้องจะต้องเริ่มที่งานหรือเป้าหมายของงาน เป้าหมายของงานที่สำคัญ คือ การบรรลุผลสัมฤทธิ์ในการดำเนินการตามที่กำหนดไว้ ที่เรียกว่า Operation Effectiveness และนิยามผลสัมฤทธิ์ ออกเป็น 4 ส่วน คือ
1 การสนองตอบ (Responsiveness) ซึ่งรวมทั้งการสนองตอบความต้องการของลูกค้า สนองตอบความต้องการของเจ้าของกิจการหรือผู้ถือหุ้น สนองตอบความต้องการของพนักงาน และสนองตอบความต้องการของสังคมส่วนรวม
2 การมีนวัตกรรม (Innovation) ทั้งที่เป็นนวัตกรรมในการทำงาน และนวัตกรรมด้านผลิตภัณฑ์หรือบริการ
3 ขีดความสามารถ (Competency) ขององค์กร และของบุคลากรที่พัฒนาขึ้น ซึ่งสะท้อนสภาพการเรียนรู้ขององค์กร และ
4 ประสิทธิภาพ (Efficiency) ซึ่งหมายถึงสัดส่วนระหว่างผลลัพธ์ กับต้นทุนที่ลงไป การทำงานที่ประสิทธิภาพสูง หมายถึง การทำงานที่ลงทุนลงแรงน้อย แต่ได้ผลมากหรือคุณภาพสูง เป้าหมายสุดท้ายของการจัดการความรู้ คือ การที่กลุ่มคนที่ดำเนินการจัดการความรู้ร่วมกัน มีชุดความรู้ของตนเอง ที่ร่วมกันสร้างเอง สำหรับใช้งานของตน คนเหล่านี้จะสร้างความรู้ขึ้นใช้เองอยู่ตลอดเวลา โดยที่การสร้างนั้นเป็นการสร้างเพียงบางส่วน เป็นการสร้างผ่านการทดลองเอาความรู้จากภายนอกมาปรับปรุงให้เหมาะต่อสภาพของ ตน และทดลองใช้งาน จัดการความรู้ไม่ใช่กิจกรรมที่ดำเนินการเฉพาะหรือเกี่ยวกับเรื่องความรู้ แต่เป็นกิจกรรมที่แทรก/แฝง หรือในภาษาวิชาการเรียกว่า บูรณาการอยู่กับทุกกิจกรรมของการทำงาน และที่สำคัญตัวการจัดการความรู้เองก็ต้องการการจัดการด้วย

ตั้งเป้าหมายการจัดการความรู้เพื่อพัฒนา
งาน พัฒนางาน
คน พัฒนาคน
องค์กร เป็นองค์กรการเรียนรู้
ความเป็นชุมชนในที่ทำงาน การจัดการความรู้จึงไม่ใช่เป้าหมายในตัวของมันเอง นี่คือ หลุมพรางข้อที่ 1 ของการจัดการความรู้ เมื่อไรก็ตามที่มีการเข้าใจผิด เอาการจัดการความรู้เป็นเป้าหมาย ความผิดพลาดก็เริ่มเดินเข้ามา อันตรายที่จะเกิดตามมาคือ การจัดการความรู้เทียม หรือ ปลอม เป็นการดำเนินการเพียงเพื่อให้ได้ชื่อว่ามีการจัดการความรู้ การริเริ่มดำเนินการจัดการความรู้ แรงจูงใจ การริเริ่มดำเนินการจัดการความรู้เป็นก้าวแรก ถ้าก้าวถูกทิศทาง ถูกวิธี ก็มีโอกาสสำเร็จสูง แต่ถ้าก้าวผิด ก็จะเดินไปสู่ความล้มเหลว ตัวกำหนดที่สำคัญคือแรงจูงใจในการริเริ่มดำเนินการจัดการความรู้

การจัดการความรู้ที่ดีเริ่มด้วย
สัมมาทิฐิ : ใช้การจัดการความรู้เป็นเครื่องมือเพื่อบรรลุความสำเร็จและความมั่นคงในระยะยาว
- การจัดทีมริเริ่มดำเนินการ
- การฝึกอบรมโดยการปฏิบัติจริง และดำเนินการต่อเนื่อง
- การจัดการระบบการจัดการความรู้

แรงจูงใจในการริเริ่มดำเนินการจัดการความรู้ แรงจูงใจแท้ต่อการดำเนินการจัดการความรู้ คือ เป้าหมายที่งาน คน องค์กร และความเป็นชุมชนในที่ทำงานดังกล่าวแล้ว เป็นเงื่อนไขสำคัญ ในระดับที่เป็นหัวใจสู่ความสำเร็จในการจัดการความรู้ แรงจูงใจเทียมจะนำไปสู่การดำเนินการจัดการความรู้แบบเทียม และไปสู่ความล้มเหลวของการจัดการความรู้ในที่สุด แรงจูงใจเทียมต่อการดำเนินการจัดการความรู้ในสังคมไทย มีมากมายหลายแบบ ที่พบบ่อยที่สุด คือ ทำเพียงเพื่อให้ได้ชื่อว่าทำ ทำเพราะถูกบังคับตามข้อกำหนด ทำตามแฟชั่นแต่ไม่เข้าใจความหมาย และวิธีการดำเนินการ จัดการความรู้อย่างแท้จริง

องค์ประกอบสำคัญของการจัดการความรู้ (Knowledge Process)
1. “คน” ถือว่าเป็นองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดเพราะเป็นแหล่งความรู้ และเป็นผู้นำความรู้ไปใช้ให้เกิดประโยชน์
2.“เทคโนโลยี” เป็นเครื่องมือเพื่อให้คนสามารถค้นหา จัดเก็บ แลกเปลี่ยน รวมทั้งนำความรู้ไปใช้อย่างง่าย และรวดเร็วขึ้น
3. “กระบวนการความรู้” นั้น เป็นการบริหารจัดการ เพื่อนำความรู้จากแหล่งความรู้ไปให้ผู้ใช้ เพื่อทำให้เกิดการปรับปรุง และนวัตกรรม
องค์ประกอบทั้ง 3 ส่วนนี้ จะต้องเชื่อมโยงและบูรณาการอย่างสมดุล การจัดการความรู้ของกรมการปกครอง จากพระราชกฤษฎีกาว่าด้วยหลักเกณฑ์และวิธีการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี พ.ศ.2546 กำหนดให้ส่วนราชการมีหน้าที่พัฒนาความรู้ในส่วนราชการ เพื่อให้มีลักษณะเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้อย่างสม่ำเสมอ โดยต้องรับรู้ข้อมูลข่าวสารและสามารถประมวลผลความรู้ในด้านต่าง ๆ เพื่อนำมาประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติราขการได้อย่างถูกต้อง รวดเร็วและเหมะสมต่อสถานการณ์ รวมทั้งต้องส่งเสริมและพัฒนาความรู้ ความสามารถ สร้างวิสัยทัศน์ และปรับเปลี่ยนทัศนคติของข้าราชการในสังกัดให้เป็นบุคลากรที่มีประสิทธิภาพ และมีการเรียนรู้ร่วมกัน ขอบเขต KM ที่ได้มีการพิจารณาแล้วเห็นว่ามีความสำคัญเร่งด่วนในขณะนี้ คือ การจัดการองค์ความรู้เพื่อแก้ไขปัญหาความยากจนเชิงบูรณาการ และได้กำหนดเป้าหมาย (Desired State) ของ KM ที่จะดำเนินการในปี 2549 คือมุ่งเน้นให้อำเภอ/กิ่งอำเภอ เป็นศูนย์กลางองค์ความรู้ เพื่อแก้ไขปัญหาความยากจนเชิงบูรณาการในพื้นที่ที่เป็นประโยชน์แก่ทุกฝ่าย ที่เกี่ยวข้อง โดยมีหน่วยที่วัดผลได้เป็นรูปธรรม คือ อำเภอ/กิ่งอำเภอ มีข้อมูลผลสำเร็จ การแก้ไขปัญหาความยากจนเชิงบูรณาการในศูนย์ปฏิบัติการฯ ไม่น้อยกว่าศูนย์ละ 1 เรื่อง และเพื่อให้เป้าหมายบรรลุผล ได้จัดให้มีกิจกรรมกระบวนการจัดการความรู้ (KM Process) และกิจกรรมกระบวนการเปลี่ยนแปลง (Change Management Process) ควบคู่กันไป โดยมีความคาดหวังว่าแผนการจัดการความรู้นี้จะเป็นจุดเริ่มต้นสำคัญสู่การ ปฏิบัติราชการในขอบเขต KM และเป้าหมาย KM ในเรื่องอื่น ๆ และนำไปสู่ความเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ที่ยั่งยืน ต่อไป


กระบวนการจัดการความรู้
กระบวนการจัดการความรู้ (Knowledge Management) เป็นกระบวนการที่จะช่วยให้เกิด
พัฒนาการของความรู้ หรือการจัดการความรู้ที่จะเกิดขึ้นภายในองค์กร มีทั้งหมด 7 ขั้นตอน คือ
1. การบ่งชี้ความรู้ เป็นการพิจารณาว่าองค์กรมีวิสัยทัศน์ พันธกิจ ยุทธศาสตร์ เป้าหมายคืออะไร และเพื่อให้
บรรลุเป้าหมาย เราจำเป็นต้องใช้อะไร ขณะนี้เรามีความรู้อะไรบ้าง อยู่ในรูปแบบใด อยู่ที่ใคร
2. การสร้างและแสวงหาความรู้ เช่นการสร้างความรู้ใหม่ แสวงหาความรู้จากภายนอก รักษาความรู้เก่า
กำจัดความรู้ที่ใช้ไม่ได้แล้ว
3. การจัดความรู้ให้เป็นระบบ เป็นการวางโครงสร้างความรู้ เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการเก็บความรู้อย่าง
เป็นระบบในอนาคต
4. การประมวลและกลั่นกรองความรู้ เช่น ปรับปรุงรูปแบบเอกสารให้เป็นมาตรฐาน ใช้ภาษาเดียวกัน
ปรับปรุงเนื้อหาให้สมบูรณ์
5. การเข้าถึงความรู้ เป็นการทำให้ผู้ใช้ความรู้เข้าถึงความรู้ที่ต้องการได้ง่ายและสะดวก เช่น ระบบ
เทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) Web board บอร์ดประชาสัมพันธ์ เป็นต้น
6. การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ ทำได้หลายวิธีการ โดยกรณีเป็น Explicit Knowledge อาจจัดทำเป็น
เอกสาร ฐานความรู้ เทคโนโลยีสารสนเทศ หรือกรณีเป็น Tacit Knowledge จัดทำเป็นระบบ ทีมข้ามสายงาน
กิจกรรมกลุ่มคุณภาพและนวัตกรรม ชุมชนแห่งการเรียนรู้ ระบบพี่เลี้ยง การสับเปลี่ยนงาน การยืมตัว เวที
แลกเปลี่ยนความรู้ เป็นต้น
7. การเรียนรู้ ควรทำให้การเรียนรู้เป็นส่วนหนึ่งของงาน เช่นเกิดระบบการเรียนรู้จากสร้างองค์ความรู้ การนำความรู้ในไปใช้ เกิดการเรียนรู้และประสบการณ์ใหม่ และหมุนเวียนต่อไปอย่างต่อเนื่อง


ระบบการจัดเก็บความรู้
ความรู้สามารถจัดเก็บไว้ได้ด้วยรูปแบบและวิธีการต่าง ๆ หากพิจารณาจากวัตถุประสงค์ของการจัดเก็บความรู้แล้วจะมีดังนี้
1) เพื่อรักษาความรู้ไว้มิให้สูญหาย หรือหลงลืมซึ่งถือได้ว่าความรู้เป็นสมบัติอันมีค่ายิ่งใน กรณีผู้รู้นั้นทำการบันทึก หรือถ่ายทอดออกมาจากตัวเขาเอง เมื่อใดต้องการใช้ก็สามารถนำกลับมาทบทวนใช้ได้
2) เพื่อเผยแพร่ให้ผู้อื่นได้รู้ด้วย หมายถึง สื่อหรือวัสดุบนทึกความรู้สามารถทำได้จำนวนมาก ส่งไปได้ไกล ๆ ทั่วไป และเก็บรักษาได้นานโดยไม่เปลี่ยนแปลง การทำให้มีจำนวนมากขึ้นไปปรากฏในที่ต่าง ๆ หลายแห่ง หลายเวลาทำให้มีผู้ได้พบเห็นเรียนรู้ได้ ความรู้ก็ขยายวงมีที่อยู่กว้างขวางขึ้น และถูกใช้ประโยชน์ได้มากขึ้น
การจัดเก็บความรู้สามารถทำได้ 2 ระบบใหญ่ ๆ คือ
1) ระบบที่จัดเก็บไว้ในตัวคน หมายถึง คนที่ได้รับความรู้มาจะโดยวิธีเรียนรู้ด้วยตนเองจากธรรมชาติ หรือได้รับการบอกหรือสอนจากผู้อื่น หรือจากการได้อ่าน ฟัง ดูจากสื่อใด ๆ ก็ตาม ความรู้จะถูกจัดเก็บคงอยู่ในตัวคนโดยตรงในรูปของความทรงจำ (memory) และทักษะ (skills) ดังตัวอย่างเช่น การทรงจำพระธรรมวินัยของพระภิกษุในพุทธศาสนาตั้งแต่โบราณและการฝึกหัดปฏิบัติตามธรรมวินัยที่ได้รับการบอกสอนมาจากพระศาสดา เพื่อให้เกิดความรู้แจ้งแท้จริง
2) ระบบที่จัดเก็บไว้นอกตัวคน หมายถึงการถ่ายทอดออกมาจากตัวคนแล้วบันทึกไว้ในสื่อบันทึกชนิดต่าง ๆ ซึ่งอาจจำแนกได้ดังนี้
(1) วัสดุบันทึกสำหรับอ่าน ได้แก่วัสดุที่บันทึกเป็นตัวอักษรและภาพหรือ สัญลักษณ์ต่าง ๆ ได้แก่หนังสือ (ตั้งแต่หนังสือที่เป็นตัวจารึก ตัวเขียนลายมือ และตัวพิมพ์) วารสาร สิ่งพิมพ์
(2) วัสดุบันทึกสำหรับดู หมายถึง วัสดุบันทึกที่เป็นรูปภาพ และเครื่องหมาย หรือสัญลักษณ์ที่ไม่มีตัวหนังสือ หรือบางครั้งอาจมีตัวหนังสือกำกับอธิบายด้วยก็ได้ การดูภาพทำให้เกิดความรู้ได้ บางกรณีดีกว่าอ่านจากตัวหนังสือ แต่หากมีทั้งภาพ (ทั้งภาพวาด ภาพถ่ายหรือ ภาพจำลองเลียนแบบใด ๆ ก็ตาม) และตัวหนังสือจะทำให้ได้ความรู้ความเข้าใจชัดเจนลึกซึ้งยิ่งขึ้น
(3) วัสดุบันทึกสำหรับฟัง หมายถึง วัสดุที่บันทึกเสียงต่าง ๆ ทั้งเสียงธรรมชาติและเสียงประดิษฐ์จากเครื่องมือต่าง ๆ
(4) วัสดุบันทึกสำหรับหลายสัมผัส หมายถึง วัสดุที่บันทึกทั้งอักษรภาษา ภาพ เสียง รวมทั้งการเคลื่อนไหวของภาพผสมไว้ด้วยกันเหมือนจริง ซึ่งการบันทึกไว้จะเป็นระบบแผ่นฟิล์ม หรือแถบสัญญาณวิดีทัศน์ หรือสัญญาณดิจิตอลยุคใหม่ก็ได้ วัสดุบันทึกประเภทนี้ช่วย ให้เกิดความรู้ความเข้าใจแก่คนได้มาก สะดวกและรวดเร็วเป็นที่นิยมในยุคปัจจุบัน
(5) วัสดุตัวอย่างของจริงเพื่อการสัมผัสและของจำลอง หมายถึง ของจริงบางอย่างที่เลือกมาไว้ใช้เพื่อให้ความรู้แก่คนโดยเลือกเอามาจากของจริง บางส่วน เช่น ตัวอย่างไม้ ตัวอย่างหิน แร่ ตัวอย่างพืช เป็นต้น และบางโอกาสไม่สามารถใช้หรือหาของจริงมาแสวงให้ดูได้ เนื่องจากมีลักษณะปกติไม่เหมาะสม ก็ใช้ทำเป็นของจำลองขึ้น เช่น ลูกโลก หุ่นจำลอง อวัยวะส่วนต่าง ๆ ของคน เป็นต้น
หากพิจารณาจากวิธีการค้นคืนความรู้แล้วจะพบว่าระบบการจัดเก็บมี 2 ระบบ คือ
1) ระบบการจัดเก็บที่ไม่ต้องอาศัยเครื่องมือหรืออุปกรณ์ช่วยจัดการ ระบบหรือวิธีนี้คือ การเขียน หรือวาดหรือพิมพ์ ให้เป็นอักษรภาพต่าง ๆ สัญลักษณ์ หรือรูปรอยใด ๆ ที่มีความหมายเมื่อมนุษย์ได้มองเห็นแล้วสามารถอ่านหรือเข้าใจความหมายได้โดยตรง เพียงต้องการทักษะการเรียนอ่านหรือการรู้ภาษา หรือความหมายของสัญลักษณ์ หรือตัวอักษรภาษาเท่านั้น ก็เพียงพอที่จะทำให้ถ่ายทอดความรู้ความเข้าใจออกมาได้
2) ระบบการจัดเก็บที่ต้องอาศัยเครื่องมือช่วยจัดการคือ ระบบที่ต้องอาศัยเครื่องมือ หรืออุปกรณ์เฉพาะทางทำการจัดเก็บ (record) และเมื่อเวลาจะค้นคืนความรู้หรือข้อมูลเหล่านั้นต้องใช้เครื่องมือค้นคืน (retrieve) ออกมา ซึ่งจะได้แก่พวกโสตทัศนวัสดุ เช่น เทปบันทึกเสียง สไลด์ วิดีทัศน์ รวมทั้งเครื่องมือสมัยใหม่ คือคอมพิวเตอร์ที่ใช้ร่วมกับอุปกรณ์อื่นทำการบันทึก และแสดงคืนในรูปต่าง ๆ มากมายด้วย
ระบบการบันทึกความรู้ด้วยวิธีการเก็บลงวัสดุบันทึกนอกตัวคนนี้ ความรู้จะถูก บันทึกไว้หลากหลาย และกระจัดกระจายมาก เกิดปัญหาหรือความไม่สะดวกในการสืบค้นกลับมาใช้ภายหลัง จึงมีการเก็บรวบรวมวัสดุบันทึกหรือทรัพยากรสารสนเทศเหล่านี้ มาไว้ในสถานที่เดียวกันให้มาก ๆ และมีหลากหลายแบบเพื่อสะดวกในการค้นหาและนำมาใช้ แต่การมีวัสดุจำนวนมากและหลากหลายประเภทต้องการกรรมวิธีในการใช้หรือการค้นคืน (retrieving) หลายอย่างแตกต่างกันทั้งยังต้องใช้เครื่องมือแตกต่างกันอีกด้วย จึงทำให้เกิดการคิดค้นและพัฒนาระบบการจัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศเหล่านี้ขึ้นใช้ในแหล่งรวบรวมสารสนเทศต่าง ๆ ซึ่งเกิดขึ้นและมีพัฒนาการ มานานแล้วทั่วโลก จนถึงปัจจุบันจึงมีระบบการจัดเก็บและการค้นคืนสารสนเทศเพื่อความรู้มากมายหลายระบบ ดังตัวอย่างต่อไปนี้
1) ระบบที่มีการคิดขึ้นและนิยมใช้ในห้องสมุดต่าง ๆ มีระบบใหญ่เป็นที่รู้จักทั่วโลกดังนี้
(1) ระบบรัฐสภาอเมริกัน (Library of Congress หรือ L.C) เป็นระบบที่ บรรณารักษ์ห้องสมุดชาวอเมริกัน ชื่อ Herbert Putnum คิดริเริ่มตั้งแต่ปี ค.ศ. 1899 โดยใช้เพื่อการจัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศ ณ ห้องสมุดรัฐสภาอเมริกัน ระบบนี้ใช้ตัวอักษร A-Z เป็นเครื่องหมายหลักและใช้ตัวเลขเข้ามาผสม แบ่งหมวดหมู่หนังสือตามเนื้อหาในเล่มออกเป็นหมวดต่าง ๆ ชั้นแรกจะแบ่งเป็นหมวดใหญ่และแต่ละหมวดใหญ่ จะแบ่งเป็นความรู้หมวดย่อย ๆ ลงไปอีกโดยลำดับหลักเกณฑ์และวิธีการเป็นเรื่องยุ่งยากซับซ้อนมาก เพราะต้องใช้กับการจัดหมวดหมู่หนังสือและทรัพยากรสารสนเทศต่าง ๆ หลายล้านชิ้น มีเอกสารเป็นคู่มือกำหนดสัญลักษณ์หลักเกณฑ์และวิธีการไว้อย่างชัดเจน ผู้ที่จะนำเอาระบบนี้มาใช้จัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศได้ต้องผ่านการเรียนและฝึกอบรมอย่างมากก่อน
(2) ระบบทศนิยม (Dewey Decimal Classification หรือ D.C) เป็นระบบการจัดเก็บ และค้นคืนสารสนเทศที่คิดริเริ่มโดยบรรณารักษ์ห้องสมุดชาวอเมริกัน ชื่อ Melvil Dewey ในปี ค.ศ.1876 โดยได้คิดขึ้นใช้ที่ห้องสมุดวิทยาลัยแอมเฮิร์สก่อน ระบบนี้ใช้ตัวเลขอารบิค 0-9 และจุดทศนิยมเป็นสัญลักษณ์หลักให้การกำหนดหมวดหมู่โดยได้แบ่งความรู้ต่าง ๆ ของมนุษย์ออกเป็น 10 หมวด ใหญ่ ๆ ก่อน และกำหนดให้เลขหลัก 3 ตัว (000-900) เป็นสัญลักษณ์หมวดหลักและแต่ละหมวดหลักได้ถูกแบ่งแยกเป็นหมู่ย่อย ๆ ลงไปในหมวดละ 10 หมู่ เท่า ๆ กันมีหลักเกณฑ์และวิธีการกำหนดเลขประจำหมวดหมู่เป็นการเฉพาะ ซึ่งสามารถแบ่งหมวดหมู่ความรู้หรือทรัพยากรสารสนเทศได้โดยไม่มีข้อจำกัด จึงมีเอกสารคู่มือเป็นหลักเกณฑ์และวิธีการในรายละเอียดมากเช่นกัน ผู้ที่จะใช้ระบบการจัดหมวดหมู่ระบบนี้มาใช้ต้องผ่านการศึกษาและฝึกอบรมมากเช่นกัน
(3) ระบบโคลอน (Colon Classification) เป็นระบบการจัดหมวดหมู่ทรัพยากร สารสนเทศที่คิดริเริ่มขึ้นใช้โดย Dr. R.S. Rangnathan ชาวอินเดียตั้งแต่ ค.ศ.1924 ระบบนี้ใช้สัญลักษณ์และเครื่องหมายต่าง ๆ หลายอย่างผสมกันเพื่อให้เป็นสัญลักษณ์ประจำหมวดหมู่ทรัพยากรสารสนเทศแต่เป็นระบบที่มีความยุ่งยากและต้องทำความเข้าใจเครื่องหมายต่าง ๆ มาก ระบบนี้จึงไม่ค่อยเป็นที่นิยม และเป็นที่รู้จักทั่วโลกมากนักมีใช้อยู่แต่ในประเทศอินเดียเป็น ส่วนใหญ่
(4) ระบบ U. D.C. (Universal Decimal Classification) เป็นระบบที่นำเอาระบบ D.C. มาพัฒนาต่อให้มีความเป็นสากลมากขึ้นเนื่องจากระบบ D.C. ใช้ตัวเลขอารบิคเป็นหลักในการกำหนดสัญลักษณ์ประจำหมวดหมู่ ซึ่งประเทศทั่วโลกเข้าใจง่าย แต่การแบ่งเนื้อหาความรู้ยังไม่เกิดความสมดุลและครอบคลุมสาระความรู้ในโลกจึงมีการพัฒนาระบบนี้ให้เหมาะสมยิ่งขึ้น แต่ปัจจุบันก็ยังไม่เป็นที่นิยมมากนัก
นอกจากระบบใหญ่ ๆ ที่เป็นที่รู้จักแพร่หลายและนิยมใช้ในห้องสมุดทั่วโลกดังได้ กล่าวมาแล้วยังมีระบบการจัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศที่ห้องสมุดต่าง ๆ คิดสร้างขึ้นใช้เอง โดยเฉพาะก็มีอีกมากซึ่งจะสามารถสนองวัตถุประสงค์การจัดเก็บได้ดีกว่าการทำระบบใหญ่แบบกลาง ๆ นี้ไปใช้ โดยเฉพาะปัจจุบันใช้เครื่องมือที่เป็นเทคโนโลยีสารสนเทศเข้าไปช่วยจัดการทำให้เกิดเป็นฐานข้อมูลมากมาย ทั้งยังเชื่อมโยงกันเป็นเครือข่าย (network) กว้างขวางอีกด้วย
2) ระบบที่คิดขึ้นและใช้จัดเก็บความรู้ในพิพิธภัณฑ์ (museums)
ในพิพิธภัณฑ์ทั่วไปจะจัดเก็บสิ่งที่เป็นวัตถุ (objects) ที่เป็นของจริงเท่า ๆ ที่อาจไม่ได้ใช้ประโยชน์โดยตรงแล้วตั้งแต่สมัยโบราณ อาจเป็นชิ้นส่วนซาก หรือเศษ ไม่สมบูรณ์ของวัตถุก็ได้แต่เป็นหลักฐานยืนยันถึงความเป็นผลงานจากความรู้และความสามารถของมนุษย์ในอดีต จึงเป็นหลักฐานที่มีคุณค่าต่อการเก็บรักษาไว้ให้คนรุ่นต่อไปได้รู้จากและเรียนรู้ต่อเติมเพิ่มขึ้นทั้งยังสามารถทำให้เข้าใจคนในอดีตได้ดีขึ้นอีกด้วย ระบบและวิธีการจัดเก็บเพื่อรักษาวัตถุของพิพิธภัณฑ์จึงมีสถานที่จัดเก็บ 2 แบบ ดังนี้
(1) จัดเก็บโดยดูแลรักษาไว้ในสถานที่จริงที่ค้นพบ เพื่อรักษาร่องรอยและสภาพไว้ให้ สมบูรณ์ที่สุดคอยดูแลรักษามิให้มีการชำรุด บุบสลาย หรือสูญหายเสื่อมสภาพไปจากเดิม ตัวอย่างเช่นการรักษาหลุม ขุดค้นโครงกระดูกสมัยโบราณ การรักษาภาพแกะสลัก หรือจิตรกรรมฝาผนัง เป็นต้น
(2) เก็บรวบรวมวัตถุมารักษาและจัดแสดง ณ ที่ใดที่หนึ่ง ซึ่งเป็นการเก็บรักษาอย่างถาวร หรือค่อนข้างถาวร โดยไม่ได้อยู่ในที่เดิมที่ถูกค้นพบ ทั้งนี้ เนื่องจากได้พิจารณาเห็นว่าปล่อยหรือ ให้อยู่ในที่เดิมจะไม่สามารถรักษาไว้ได้หรือได้ประโยชน์จากการศึกษาหาความรู้ได้คุ้มค่าและ ไม่สะดวก จึงนำมารวมไว้ในอาคารหรือที่ใดที่หนึ่ง แล้วจัดแสดงพร้อมทั้งดูแลรักษาไว้ไม่ให้เสียหายด้วย เช่นการรักษาเครื่องมือเครื่องใช้โบราณ ได้แก่ ขวานหิน กำไล สำริด หม้อดินเผา หรือรูปเคารพต่าง ๆ เช่น พระพุทธรูป เทวรูปต่าง ๆ เป็นต้น ส่วนระบบการจัดเก็บข้อมูลสารสนเทศในพิพิธภัณฑ์ เพื่อเปิดโอกาสให้คนได้เข้าถึง ข้อมูลสารสนเทศ เพื่อความรู้จากโบราณวัตถุในพิพิธภัณฑ์แล้วระบบการจัดเก็บจะทำเป็น 2 แบบ คือ
(1) การจัดทำข้อมูลสารสนเทศไว้กับตัววัตถุที่แสดง คือการนำวัตถุโบราณมาจัดตั้ง หรือแสดง ณ ที่ใดที่หนึ่งเหมาะสมตามขนาดและชนิดหรือประเภทของวัตถุที่จำแนกแล้ว และ ณ ที่นั้นก็จัดทำข้อมูลสารสนเทศเป็นลายลักษณ์อักษร หรือเป็นเสียงอธิยายให้ความรู้ความเข้าใจตามข้อเท็จจริงเป็นรายละเอียดอยู่ ณ ที่จัดแสดงวัตถุนั้นด้วย ซึ่งอาจมีข้อมูลสารสนเทศสั้น ๆ หรือละเอียดยาว ๆ ก็ได้
(2) การจัดทำข้อมูลสารสนเทศไว้ต่างหาก หมายถึง จัดทำข้อมูลสารสนเทศเกี่ยวกับ วัตถุโบราณนั้น ๆ ไว้เป็นลายลักษณ์อักษร หรือเป็นภาพ เป็นเสียงบันทึกไว้ในสื่อต่างหาก แยกไปจากตัววัตถุจริงโดยอาจพิมพ์รวมเป็นเล่มหนังสือ เป็นภาพวิดีทัศน์ หรือในแผ่นซีดี ซึ่งสามารถให้คนทั่วไปนำติดตัว หรือนำไปอ่าน ไปดู หรือศึกษาที่อื่นได้โดยไม่ต้องอยู่ในที่ ๆ วัตถุนั้นตั้งแสดง โดยปกติแล้วพิพิธภัณฑ์ทั่ว ๆ ไปก็จะจัดทำระบบการจัดเก็บ และเผยแพร่ข้อมูล สารสนเทศเพื่อความรู้ทั้งสองแบบรวมทั้งอาจจัดทำในลักษณะสื่อผสมเพื่อให้เกิดความซาบซึ้งเข้าถึงในความรู้ยิ่งขึ้นด้วยก็ได้
สำหรับระบบการจัดเก็บข้อมูลสารสนเทศของวัตถุโบราณนั้นโดยทั่วไปจะมีระบบการ จัดเก็บและจัดทำเป็น 5 ระบบ ใหญ่ ๆ คือ
(1) จัดระบบจำแนกตามชนิดและประเภทของวัตถุ หมายถึงการนำเอาวัตถุมาจัดกลุ่ม จัดประเภท ตามลักษณะความแตกต่างอย่างใดอย่างหนึ่งหรือหลายอย่าง เช่น จำแนกตามความแตกต่างอย่างใดอย่างหนึ่งหรือหลายอย่าง เช่น จำแนกตามความแตกต่างของวัสดุ ได้แก่ ไม้ หิน แร่ โลหะ ดิน ผ้า เส้นใย เป็นต้น
(2) จัดระบบจำแนกตามชนิดของวัตถุที่ทำขึ้นตามวัตถุประสงค์ใช้งานหรือใช้ประโยชน์ เช่น วัตถุประเภท เคารพ บูชา หรือใช้เป็นนิติกรรม ได้แก่ พระพุทธรูป เทวรูป ตุ๊กตา เป็นต้น วัตถุประเภท เครื่องใช้ในชีวิตประจำวัน เช่น เสื้อผ้า หม้อ เครื่องมือทำงานอาชีพ อาวุธ ยานพาหนะ เป็นต้น
(3) จัดระบบจำแนกตามระยะเวลาหรือสมัยอารุ เช่น วัตถุ หิน ขุดโลหะ ซึ่งเป็นยุคก่อน ประวัติศาสตร์ ยุคประวัติศาสตร์สมัยต่าง ๆ จนถึงยุคปัจจุบัน
(4) จัดระบบจำแนกตามสถานที่หรือท้องถิ่นที่เป็นที่กำเนิดหรือที่พบ เป็นวัตถุโบราณ ในเอเชียวัตถุโบราณในตะวันออกกลาง ในอินเดีย หรือในยุโรป เป็นต้น
(5) จัดระบบจำแนกตามระบบสาขาวิชาหรือศาสตร์ คือการสรุปวิเคราะห์วัตถุโบราณนั้น ๆ ว่าสามารถชี้ให้เห็นหรือให้ความรู้ในศาสตร์สาขาใด ก็จัดระบบและแสดงไว้ในสาขาของศาสตร์นั้น ๆ เช่น เครื่องมืออุปกรณ์ทางวิทยาศาสตร์สมัยโบราณต่าง ๆ ผลงานศิลปะของคนโบราณยุคต่าง ๆ เป็นต้น
3) ระบบการจัดเก็บข้อมูลสารสนเทศเพื่อความรู้ในหอจุดหมายเหตุ หอจดหมายเหตุ (archives) เป็นแหล่งเก็บสะสมรวบรวมวัสดุที่มีข้อมูลสารสนเทศ เพื่อความรู้ที่สำคัญอีกแหล่งหนึ่งที่ประเทศที่เจริญแล้วทั่วโลกมีคนทั่วไปเห็นความสำคัญของการบันทึกเรื่องราวต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นตั้งแต่โบราณ เมื่อนำมาศึกษาทำความเข้าใจทำให้เกิดความรู้มากมายเช่นกัน และนำมาใช้ประโยชน์ในปัจจุบันหรือในอนาคตได้วัสดุบันทึกเพื่อการใช้งานใน สมัยโบราณจึงถูกเก็บรวบรวมมาไว้เพื่อการศึกษาหาความรู้ความเข้าใจในสถานที่ดังกล่าวนี้เรียกว่า หอจดหมายเหตุ
เนื่องจากวัสดุหรือวัตถุนี้เก็บมาไว้ในหอจดหมายเหตุ มักจะเป็นบันทึก (records) เก่า ๆ ซึ่งจะได้แก่ แท่งหินหรือแผ่นหิน ผ้า หนังสัตว์ แผ่นดินเหนียว กระดาษโบราณ ใบพืชเป็นใบตาลหรือใบลานและกระดาษ หรือแผ่นฟิล์มถ่ายภาพหรือภาพถ่ายอัดจากฟิล์ม วัสดุเหล่านี้ให้เรื่องราวมากมาย การจัดเก็บจึงมีระบบการจัดเก็บ 2 แบบใหญ่ ๆ คือ
(1) จัดเก็บแยกตามชนิดของวัตถุ คือการจำแนกวัตถุออกตามความแตกต่างว่า เป็นด้าย เป็นผ้า เป็นกระดาษ แผ่นฟิล์ม หรือวัตถุชนิดใดใด แล้วก็จัดเก็บตามชนิดของวัตถุนั้น ๆ วิธีจัดเก็บนี้จะช่วยให้การเก็บรักษาวัตถุไม่ให้ชำรุดเสียหายง่ายโดยเฉพาะจากการเสื่อมสภาพโดยธรรมชาติของวัตถุเอง แต่จะเป็นปัญหาในด้านการศึกษาเรื่องราวซึ่งจะไม่ค่อยเกี่ยวข้องเป็นเรื่องราวเดียวกัน
(2) จัดเก็บตามเรื่องหรือสาระสำคัญในวัตถุนั้น คือ จดหมายเหตุนั้นเป็นการบันทึกเรื่องอะไรถ้าเป็นเรื่องเดียวกันหรือต่อเนื่องกันก็จัดเก็บไว้ด้วยกัน ซึ่งสะดวกและให้ประโยชน์ในการนำกลับมาศึกษาค้นคว้า แต่อาจไม่สะดวกในการจัดเก็บเพราะอาจมีวัตถุต่างชนิดกันแต่เรื่องเดียวกัน เช่นเป็นแผ่นกระดาษ แผ่นฟิล์มเรื่องเดียวกัน เป็นต้น
4) ระบบการจัดเก็บความรู้ด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศ
เทคโนโลยีสารสนเทศ (information technology) เป็นเครื่องมือยุคใหม่ที่มีประสิทธิภาพสูงที่ใช้ในการจัดกระทำกับสารสนเทศเพื่อให้คนสามารถใช้สารสนเทศได้ประโยชน์ตามวัตถุประสงค์ หรือมากกว่าที่เคยได้มา การพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศขึ้นใช้จึงทำให้เกิดระบบการจัดเก็บข้อมูลสารสนเทศ เพื่อความรู้และความบันเทิงใหม่ที่ได้เหมือนเดิมซึ่งมีลักษณะดังนี้
(1) การจัดเก็บข้อมูลสารสนเทศเป็นการจัดเก็บด้วยระบบสัญญาณใช้กระบวนการแม่เหล็กและไฟฟ้าจัดเก็บข้อมูลซึ่งในแผนวัตถุซึ่งอาจเป็นโลหะหรือวัสดุสังเคราะห์ เรียกว่าเก็บด้วยภาษาเครื่องมือ (machine language) ข้อมูลสารสนเทศจึงอยู่ในแหล่งเก็บเล็ก ๆ หรือแหล่งรวมซึ่งจะทำหน้าที่จัดกระทำข้อมูลได้ด้วยมากมาย
(2) ระบบที่ใช้จัดกระทำข้อมูลต้องใช้เครื่องมือทางเทคโนโลยีสารสนเทศนี้ซึ่งเรียกว่าคอมพิวเตอร์ เป็นเครื่องมือหลักในการจัดเก็บและการแสดงกลับคืนให้มาอยู่ในรูปเดิม
(3) ข้อมูลสารสนเทศที่ถูกจัดเก็บไว้แล้วแยกส่วนออกมาเป็นอิสระหรือใส่กลับ เข้าระบบได้อีกเมื่อต้องการ และสามารถส่งผ่าน ต่อเชื่อม หรือผสมผสานกันได้ด้วยเป็นระบบเรียกว่าระบบเครือข่าย (information network)
(4) การเผยแพร่ส่งผ่านข้อมูลสารสนเทศด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศนี้ จะใช้ระบบเทคโนโลยีการสื่อสารทางไกล (telecommunication) เข้ามามีส่วนร่วมทำให้ส่งผ่านสื่อสาร ถ่ายทอดจนแพร่กระจายได้อย่างรวดเร็วและมากมายและทำได้ตลอดเวลาในทุกสถานที่ที่มีเครื่องเทคโนโลยีสารสนเทศนี้ทำงานหรือติดตั้งอยู่
(5) ชื่อระบบเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีอิทธิพลมากเป็นที่รู้จักและนำมาแพร่หลายปัจจุบันซึ่งครอบคลุมเป็นเครือข่ายทั่วโลก เรียกว่าระบบอินเทอร์เน็ต (internet)

การสร้างความรู้ด้วยตนเอง (Constructionism)
ผู้เรียนสามารถสร้าง ความคิด ของตนเองออกมาเป็นรูปธรรม โดยใช้สื่อการสร้างความรู้ด้วยตนเอง และถ่ายทอดให้ผู้อื่นเข้าใจในความคิดของตนเองได้ ตลอดจนนำความคิดเดิมไปสร้าง ความรู้ ใหม่ต่อไปไม่สิ้นสุด ความคิด ต้องมีขอบเขตและอยู่ในกรอบของศีลธรรม กล่าวคือเป็นความคิดที่ไม่อยู่ภายใต้อิทธิพลของกิเลส ตัณหา อัตตาของตน เป็นความคิดที่อยู่ในมิติของการเสียสละ (disadventage) เช่น "ได้มา" เป็นบาป หรือขาดทุน "เสียสละไป" เป็นบุญ หรือกำไรอาริยะ (กรอบความคิดนี้ สมณะโพธิรักษ์ แห่งสำนักสันติอโศกเรียกว่า "ระบบบุญนิยม") และอยู่ภายใต้กฏแห่งความจริง 5 ประการ คือ ความคิดนั้นต้อง ดี ถูกต้อง เป็นประโยชน์ แก้ปัญหาหรือทำให้คลายทุกข์ได้ และเป็นสิ่งที่คนทั่วไปปฏิบัติได้ เป็นได้ ไม่เพ้อฝัน จะเห็นว่า "ความคิด" และ "ความรู้" เป็นเหตุและเป็นผลต่อกัน หากความคิดมีรากเหง้ามาจากมิติของความทะยานอยาก (consume หรือสิ่งที่นักวิทยาศาสตร์เรียกว่า the fourth dimension อันเป็นมิติของความไม่มีที่สิ้นสุด) หรืออยู่ภายใต้อิทธิพลของระบบทุนนิยม-บริโภคนิยม ความรู้ที่ได้จะอยู่ในระดับ "ความรู้ในความรู้" เท่านั้น ความรู้ชนิดนี้นี่เองมีแต่จะ "สร้าง" วัตถุเพื่อตอบสนองกิเลส ตัณหา และความต้องการของมนุษย์อย่างไร้ขอบเขต ผลที่ตามมาคือ ขยะ มลพิษ และความสูญเสียสมดุลทางธรรมชาติ ในทางตรงกันข้ามหากความคิดมีรากเหง้ามาจากมิติของความเสียสละ (disadventage หรือ diminution) ความรู้ที่ได้จะอยู่ในระดับ "ความรู้ในความจริง" หรือในระดับที่สูงกว่านี้ เป็นความรู้ที่มีปัญญา คือรู้ว่าควรจะทำหรือควรจะ "สร้างสรร" อะไร คือจะเลือกสร้างแต่ในสิ่งที่เป็นสาระ ประหยัดสุดประโยชน์สูง และทำธรรมชาติให้สมดุลอยู่เสมอ
การทำเป็นรูปแบบสำเร็จ
เป็นการนำเอาความรู้ที่ได้มาแล้วไม่ว่าจะเป็นความรู้ที่ผ่านการสังเคราะห์หรือไม่ นำมาจัดแยกหมวดหมู่ความรู้ต่าง ๆ แล้วทำให้ความรู้นั้นให้อยู่ในรูปแบบที่พร้อมใช้ตลอดไม่ว่าจะเป็น รูปเล่ม ภาพ เสียง วิดีโอ ซึ่งสื่อเหล่านี้ก็จะเป็นสื่อที่พร้อมใช้ บุคคลที่นำความรู้นี้ไปใช้อาจจะต้องเอาความรู้นี้ไปศึกษาดูอีกทีหรือไม่ก็ได้
การแลกเปลี่ยนความรู้
การจัดการความรู้เป็นวิธีการใช้ศักยภาพของความเป็นมนุษย์ และศักยภาพของความสัมพันธ์ระหว่างมนุษย์ ที่เราไม่เคยรู้จักมาก่อน เพื่อบรรลุผลในระดับที่ไม่คาดคิดว่าจะทำได้ นี่คือคุณค่าที่แท้จริงของการจัดการความรู้
พลังที่ซ่อนเร้นคือเป้าหมายของการจัดการความรู้ การจัดการความรู้ช่วยเอาพลังแฝง หรือพลังซ่อนเร้นออกมาใช้ประโยชน์ พลังซ่อนเร้นของมนุษย์เรามีมากมายหลายด้านนะครับ บางเรื่องก็ลี้ลับดำมืด หรือ เป็น "มนตร์ดำ" เป็นเรื่องที่คนบางคนเท่านั้นที่มีโอกาสใช้ และใช้เพื่อประโยชน์ของตนเอง แต่พลังซ่อนเร้นของการจัดการความรู้เป็นเรื่องที่คนทุกคนสามารถเอามาใช้ได้ เป็น "มนตร์ขาว" ที่ใช้สร้างความสำเร็จร่วมกันของหมู่คณะ
แต่เราไม่คุ้นเคยกับการใช้พลังนี้ เพราะเราเล่าเรียนและดำรงชีวิตอยู่กับ "ความรู้ด้านเดียว" คือความรู้ที่ผูกพันอยู่กับ การคิด (reasoning) เราไม่คุ้นเคยกับ ความรู้ที่ผูกพันอยู่กับการปฏิบัติ เวลาเราประชุมแลกเปลี่ยนเรียนรู้กัน เราก็ใช้การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ความรู้ที่ผ่านการคิดหรือการตีความมาแล้ว เป็นการเอาความรู้ที่ผ่านแว่นความคิดมาเสนอ เราไม่คุ้นเคยกับการนำเสนอ ความรู้ที่ผูกพันอยู่กับการปฏิบัติ (action) เราไม่มีทักษะในการเอา "ความรู้ดิบ" หรือความรู้ที่ซ่อนอยู่ในเรื่องราวของการปฏิบัติมาเสนอ ด้วยความจำกัดด้านความคุ้นเคย ที่มาจากระบบการศึกษา ระบบการคิด และวิธีการอภิปรายแลกเปลี่ยน เวลาเราประชุมระดมความคิด เราจะเข้าสู่ reasoning mode โดยอัตโนมัติและไม่รู้ตัว ทุกสิ่งที่เราพูดจะเป็นสิ่งที่เรากรองผ่านเหตุผล และกรอบความคิด เป็น "ความรู้ปรุงแต่ง" ไม่เป็น "ความรู้ดิบ" ไม่ได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้ผ่าน action mode
นักวิชาการไม่มีวิธีการเสนอ "ความรู้ดิบ" ทำให้ในการประชุมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ใดๆ ก็ตาม ความหลากหลายของความคิด หลายมุมมอง เกิดขึ้นยากมาก เนื่องจากความคิดที่ไม่ตรงกับกระแสหลัก ไม่ตรงกับ ความคิดของ ผู้อาวุโส ปราชญ์ หรือผู้รู้ ถูกปิดกั้นโดยไม่รู้ตัว
วงการ KM จึงต้องหาเครื่องมือนำเสนอ ความรู้ดิบ ที่เป็นความรู้ที่ผูกพันกับการปฏิบัติ หรือมาจากการปฏิบัติ และพบว่าหนึ่งในเครื่องมือนั้นคือ เรื่องเล่าเร้าพลัง (storytelling) คือใช้วิธีการเล่าเรื่องเป็นเครื่องมือส่งผ่าน ข้อมูลดิบ หรือความรู้ดิบ ออกมาสู่ผู้ฟัง หรือผู้เข้าร่วมประชุม
เราได้ลองใช้การเล่าเรื่องในการประชุมกลุ่มย่อย เพื่อเอาผลงานเลิศ วิธีเลิศ หรือ best practice มาแลกเปลี่ยนเรียนรู้กัน ในหลากหลายครั้ง หลากหลายกลุ่มคน เราพบว่านักวิชาการไทยเล่าเรื่องแบบ storytelling ไม่เป็นครับ เล่าทีไร ออกมาเป็น "เรื่องเล่าเคล้าการตีความ" ทุกที ความรู้ที่นำเสนอเป็นความรู้ปรุงแต่ง ไม่ใช่ความรู้ดิบ
ดังนั้นในการจัดประชุมระดมความคิดแลกเปลี่ยนเรียนรู้แบบ KM จึงต้องมีการเตรียมการณ์ให้ดี ให้ group facilitator ได้เข้าใจประเด็นนี้ และหาทาง facilitate การประชุมกลุ่ม ให้เล่าเรื่องแบบ ไม่ตีความออกมาให้ได้
การเล่าเรื่องความสำเร็จ (success story) แบบไม่ตีความนี้สำคัญมาก เพราะจะเปิดโอกาสให้ผู้ร่วมประชุมผลัดกันตีความทีละคน เพื่อหาว่ามีความรู้อะไรบ้าง ที่อยู่ในความสำเร็จนั้น และอยู่ในวิธีการทำงานที่นำไปสู่ความสำเร็จนั้น ถ้ามีสมาชิกกลุ่ม 10 คน ก็จะมีผลการตีความ 9 ชิ้น (จากผู้ฟัง 9 คน เพราะเป็นผู้เล่าเรื่องเสีย 1 คน) เมื่อเอาผลการตีความทั้ง 9 ชิ้นมาเปรียบเทียบกัน ก็จะพบว่ามีส่วนหนึ่งตรงกันทั้ง 9 คน แสดงว่าส่วนนี้เป็นความรู้ที่เห็นพ้องหรือเป็นที่ยอมรับกันทั่วไป และอีกส่วนหนึ่งสมาชิกตีความต่างกัน นี่คือส่วนสำคัญ เมื่อเอาส่วนนี้มาอภิปรายทำความชัดเจน และแลกเปลี่ยนเรียนรู้วิธีคิด วิธีตีความ ในที่สุดจะเกิดการยกระดับความรู้ขึ้นไป โดยที่ความรู้นั้นเป็นความรู้ที่มาจากงานหรือการปฏิบัติ นี่คือการสร้างความรู้จากการปฏิบัติ เป็นวิธีสกัดความรู้ที่ซ่อนอยู่ในการกระทำออกมา โดยการนำเสนอแบบข้อมูลดิบ ที่ไม่ใช่ข้อมูลเชิงปริมาณ แต่เป็นข้อมูลเชิงพฤติกรรมหรือการกระทำหรือกิจกรรม แล้วให้ข้อมูลนั้นได้รับการตีความโดยอิสระจากคนที่เป็นกัลยาณมิตร แต่มีมุมมองที่แตกต่างกัน ให้ได้ผลการตีความที่หลากหลาย แล้วเอาความหลากหลายนั้นมาสร้างคุณค่าต่อเนื่องหรือยกระดับความรู้ โดยการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ต่อ

การสังเคราะห์ความรู้
เป็นความสามารถในการรวบรวมส่วนประกอบย่อย ๆ หรือส่วนใหญ่ ๆ เข้าด้วยกันเพื่อให้เป็นเรื่องราวอันหนึ่งอันเดียวกัน การสังเคราะห์จะมีลักษณะของการเป็นกระบวนการรวบรวมเนื้อหาสาระของเรื่องต่าง ๆ เข้าไว้ด้วยกัน เพื่อสร้างรูปแบบหรือโครงสร้างที่ยังไม่ชัดเจนขึ้นมาก่อน อันเป็นกระบวนการที่ต้องอาศัยความคิดสร้างสรรค์ภายในขอบเขตของสิ่งที่กำหนดให้


การพัฒนาความรู้
การพัฒนาความรู้ที่เป็นการท่องจำหรือวัดโดยการเลือกข้อถูกผิด โดยไม่ผ่านการสัมผัสลึก ๆในจิตใจและจิตวิญญาณจึงไม่มีความรู้สึก การพัฒนาความรู้เป็นการจัดการ “ ระบบคิด ” ที่จะต้องประเมินผ่านความรู้สึก ของผู้จัดการความรู้ แต่การสอนให้ผู้เรียนท่องจำคำ ที่ถือว่าเป็นการสร้างความรู้นั้น อาจไม่ได้สร้างความรู้ที่แท้จริง เพราะไม่ผ่านกระบวนการคิดลึก ๆ และความรู้สึก เช่น การพัฒนาความรู้ที่เป็นการท่องจำ หรือวัดโดยการเลือกข้อถูกผิด โดยไม่ผ่านการสัมผัสลึกๆ ในจิตใจ และจิตวิญญาณ จึงไม่มีความรู้สึก และไม่น่าจะเกิดกระบวนการเรียนรู้ ที่จะต้องมีการผสมผสานกับความรู้สึกเพื่อให้มีการพัฒนาความรู้ ที่จะต้องมีการเปลี่ยนแปลงในรูปแบบ KM ธรรมชาติ ที่ทำทั้งในระดับโมเลกุล ระดับ ระบบคิดและระดับวิญญาณ
ระดับโมเลกุล คือ การเปลี่ยนแปลงความรู้ที่ต้องใช้เวลา เงื่อนไข และการคัดเลือกตามธรรมชาติ (Natural selection) และบางครั้งเรียกว่า สัญชาตญาณ ที่เกิดได้โดยไม่ต้องเรียนใหม่ ทั้งๆที่ความรู้ต่างๆ ฝังอยู่ในระดับโมเลกุล โดยเฉพาะ DNA และ ฮอร์โมนต่างๆ ที่พัฒนามาจากการเปลี่ยนแปลงแบบค่อยเป็นค่อยไป
ระดับระบบคิด คือ การเปลี่ยนแปลงที่เกิดได้เร็ว โดยระบบการฟื้นฟูความรู้ความเข้าใจ และนำมาใช้ประโยชน์ต่อการพัฒนาระดับกิจกรรม ระดับแปลง ระดับกิจกรรม ระดับบุคคล ระดับครัวเรือน และระดับชุมชน
ระดับวิญญาณ คือ การเปลี่ยนแปลงความรู้ที่ฝังลึกในจิตวิญญาณที่แม้แต่สูญสิ้นชีวิตไปแล้ว ซึ่งจึงเป็นเรื่องระยะยาวเช่นกัน
ดังนั้น การจัดการระดับระบบคิดจึงน่าจะทำได้ดีที่สุด และเชื่อมโยงกันกับความรู้สึก จึงจะทำให้ได้ความรู้ที่แท้จริง (จากบทความของดร.แสวง รวยสูงเนิน)


การประยุกต์ความรู้
การประยุกต์ความรู้ หมายถึง การนำความรู้เรื่องหนึ่งไปปรับให้ใช้ได้กับอีกเรื่อง หนึ่งที่มิใช่เรื่องเดิม แล้วได้ผลออกมาตามวัตถุประสงค์ และตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ ตัวอย่างการประยุกต์ความรู้ ตัวอย่างหนึ่ง ได้แก่ การทำอาหารมังสวิรัติ หมายความว่าบางคนไม่รับประทานเนื้อสัตว์ซึ่งมีสารอาหารโปรตีนที่จำเป็นต่อร่างกาย แต่คนมีความรู้ว่าสารอาหารโปรตีนชดเชยได้ด้วยการรับประทานพืช คือ ถั่วเหลืองแทนได้ การประยุกต์ความรู้เกิดขึ้นเมื่อคนสามารถนำ ถั่วเหลืองมานึ่งแล้วบดละเอียด ปั้นคลุกจนเป็นก้อนเหนียว มีคุณสมบัติคล้ายลูกชิ้นที่ทำขึ้นจากเนื้อสัตว์ เมื่อเวลารับประทานลูกชิ้นที่ทำจากถั่วเหลืองจะมีรสชาติเหมือนรับประทานลูกชิ้นเนื้อสัตว์ และได้สารอาหารโปรตีนครบถ้วน จึงทำให้ไม่ต้องรับประทานเนื้อสัตว์ตามที่ตั้งใจแต่ยังรักษาความเป็นผู้ได้รับรสชาติและสารอาหารโปรตีนอันจำเป็นได้ครบถ้วนดังนี้ เป็นต้น
สิ่งที่ต้องพิจารณาในการประยุกต์ใช้ความรู้ มีดังนี้
1) วัตถุประสงค์ของการประยุกต์ความรู้ ผู้มีความรู้ต้องกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายก่อนว่าจะประยุกต์ความรู้อะไรเพื่อให้ได้ประโยชน์อะไร จากนั้นจึงลงมือทำการประยุกต์ ตัวอย่างเช่น ผู้มีความรู้เรื่องดนตรี ต้องการใช้วัสดุเหลือใช้ หรือเศษวัสดุทิ้งแล้วมาทำเครื่องดนตรี แทนวัสดุที่หายาก วัตถุประสงค์ คือ ต้องการสร้างเครื่องดนตรีชนิดใหม่ และราคาถูกจึงนำวัสดุเหลือใช้มาทำให้เป็นประโยชน์ เป็นต้น

2) ความรู้ที่นำมาประยุกต์ ส่วนมากจะไม่ใช่ความรู้เดี่ยวๆ เรื่องเดียว แต่จะต้องใช้ ความรู้หลายๆ ส่วนมาผสมผสานกันเข้าภายในสาขาความรู้หลักอันเดียวกัน ตัวอย่าง เช่น ความรู้ทางด้านดนตรี ผู้ต้องการประยุกต์ใช้วัสดุสร้างเครื่องดนตรี ก็ต้องมีความรู้เกี่ยวกับวัสดุหลักของเดิมที่ใช้ทำเครื่องดนตรีและเสียงที่ได้จากเครื่องดนตรีที่ผลิตโดยวัสดุหลักนั้นก่อน ต่อจากนั้นจึงใช้ความรู้อื่นเกี่ยวกับวัสดุที่สามารถใช้แทนกันได้ ซึ่งจะมีหลายอย่าง จำเป็นต้องเลือกบางอย่างที่พิจารณาหรือมีความรู้ความเข้าใจคุณสมบัติเฉพาะดีแล้วว่าสามารถใช้ได้มาใช้แทน แล้วทดลองทำดูก็จะทราบผลการประยุกต์ได้ เช่น การทำกะโหลกซอด้วง อาจทำด้วยไม้เนื้อแข็ง เจาะกลึง หรือทำด้วยกระบอกไม้ไผ่ หรือทำด้วยท่อโลหะ ท่อวัสดุสังเคราะห์ กระป๋องสังกะสี เหล่านี้เป็นต้น แต่เมื่อประยุกต์ใช้แทนกันแล้วผลลัพธ์ที่ออกมาจะมีความแตกต่างกันปรากฏชัด เช่น คุณภาพเสียง ความสวยงาม ความคงทน น้ำหนักหรืออื่น ๆ เป็นต้น เท่ากับเป็นการได้ความรู้เพิ่มเติมจากการประยุกต์ใช้ความรู้ไปด้วย

3) วิธีการประยุกต์ การประยุกต์ความรู้จะใช้วิธีใดนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้ต้องการประยุกต์มีความรู้เดิมอยู่มากหรือน้อย ผู้มีความรู้มากหรือกว้างขวางลึกซึ้ง จะสามารถประยุกต์ความรู้ได้มากกว่าผู้มีความรู้น้อย แต่การที่จะประยุกต์ได้หรือไม่จะขึ้นอยู่กับบุคคลผู้นั้นว่ามีความสามารถในการประยุกต์เพียงใด ความสามารถในการประยุกต์ความรู้ หมายถึงความฉลาดของคนที่จะนำเอาความรู้เรื่องหนึ่งไปเชื่อมโยงใช้ผสมกับอีกเรื่องหนึ่ง เป็นการคิดโดยมีจินตนาการสูงประกอบ และมองความสัมพันธ์ของความรู้ 2 อย่าง ในมิติที่ไม่เหมือนเดิมดังตัวอย่างเรื่องการทำลูกชิ้นจากถั่วเหลืองเป็นอาหารมังสะวิรัติ เป็นต้น ผู้ที่จะประยุกต์ความรู้ได้ดีจะต้องเป็นผู้ฉลาด มีความคิดสร้างสรรค์ (creative thinking) สูง

4) โอกาสในการประยุกต์ใช้ความรู้ การสร้างหรือทำอะไรอย่างหนึ่งเพื่อใช้ทดแทนของเดิมเรียกว่าเป็นการประยุกต์ใช้เช่นกัน เช่น เมื่อมีความจำเป็นต้องในขั้นสูงโดยใช้บันไดแต่เวลานั้น และที่นั้นไม่มีบันไดให้ใช้ แต่มีเชือกเส้นใหญ่ยาวอยู่หากคนสามารถใช้ความรู้ประยุกต์โดยการผูกเชือกให้เป็นบันไดขึ้นมาใช้แทนบันไดไม้หรือโลหะใช้ได้ การประยุกต์ใช้ ความรู้จึงเกี่ยวข้องกับโอกาสอยู่มาก ในยามจำเป็นบ่อยครั้งผู้มีความรู้มากหลายสาขาและมีความคิดสร้างสรรค์สูงจะแก้ปัญหาได้ดี โดยการประยุกต์ใช้ความรู้ได้เหมาะสมกับโอกาสดังตัวอย่างที่กล่าวนี้

คุณสมบัติของนักจัดการความรู้
1. ต้องเป็นผู้ที่สามารถสร้างความเข้าใจและสร้างแรงจูงใจให้กับ "คุณเอื้อ" และ "คุณกิจ" ได้ พูดง่ายๆ ก็คือ ต้องเป็น "นักขาย" ที่สามารถอธิบายและ "ขายฝัน" ในเรื่อง KM ให้กับผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานได้
2. ต้องเป็นผู้ที่ออกแบบกระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (ลปรร.)ในหน่วยงานได้ คือทำหน้าที่เป็นนักออกแบบ หรือเป็น "วิศวกร" กระบวนการ(เรียนรู้) ได้
3. ต้องเป็นผู้ที่สามารถสร้างบรรยากาศที่ดี มีความเป็นกันเอง และมีการ ลปรร. ที่ลื่นไหลเป็นไปตามธรรมชาติ เปรียบได้กับบทบาทของ "สถาปนิก" ที่ออกแบบบ้านได้อย่างดี มีการถ่ายเทอากาศ โล่งโปรงสบาย อยู่แล้วไม่อึดอัด
4. ต้องมีทักษะในการตั้งคำถาม จับและสรุปประเด็นได้ พูดง่ายๆ ก็คือ ต้องมีทักษะของการเป็น "นักจัดเวที" หรือผู้ดำเนินรายการอยู่ในตัว
5. ต้องรู้จักเครื่องมือช่วยพัฒนาการเรียนรู้ที่หลากหลาย สามารถเลือกใช้เครื่องมือได้เหมาะสมกับบริบท และกลุ่มเป้าหมาย เรียกได้ว่าต้องมีความสามารถในลักษณะของ "ที่ปรึกษา" หรือ "Consultant" ที่สามารถให้คำแนะนำ และเลือกใช้เครื่องมือได้อย่างเหมาะสม
6. ต้องสามารถนำ IT มาประยุกต์ใช้ในการ ลปรร. และใช้เผยแพร่ความรู้ได้อย่างเป็นระบบและทรงพลัง เรียกว่าต้องมีความเป็น "นัก IT" อยู่บ้างจะได้ประยุกต์ใช้ IT ได้ หรือพูดกับฝ่าย IT รู้เรื่อง
7. ต้องสามารถวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้ ทั้งในเชิงวัฒนธรรมองค์กร ทั้งก่อนและหลังการใช้ KM ซึ่งหมายถึงต้องมีคุณสมบัติของการเป็น "นักวิเคราะห์" อยู่ด้วย
8. ต้องสามารถติดตาม ประเมินผลการใช้ KM ได้ เป็นบทบาทในฐานะ "นักประเมินผล" ที่จะต้องคอยติดตามประเมินการทำงานเป็นระยะๆ และสามารถนำข้อมูลย้อนกลับมาใช้ปรับการทำงานได้
9. ต้องสามารถผลักดันให้เกิดเครือข่ายในลักษณะของ "ชุมชนนักปฏิบัติ (CoPs)" ซึ่งก็คือคุณสมบัติในลักษณะที่เป็น "นักพัฒนา" หรือ "นักสังคม" นั่นเอง
10. ต้องรู้จักใช้หลักการให้รางวัล การชมเชยยกย่อง เพื่อส่งเสริมสนับสนุนให้เกิดการ ลปรร. ที่ต่อเนื่อง และยั่งยืน ซึ่งก็คือ บทบาทในฐานะ "นัก HR" หรือนักพัฒนาองค์กร

การจัดการความรู้เป็นการดำเนินการอย่างน้อย 6 ประการต่อความรู้ ได้แก่
(1) การกำหนดความรู้หลักที่จำเป็นหรือสำคัญต่องานหรือกิจกรรมของกลุ่มหรือองค์กร
(2) การเสาะหาความรู้ที่ต้องการ
(3) การปรับปรุง ดัดแปลง หรือสร้างความรู้บางส่วน ให้เหมาะต่อการใช้งานของตน
(4) การประยุกต์ใช้ความรู้ในกิจการงานของตน
(5) การนำประสบการณ์จากการทำงาน และการประยุกต์ใช้ความรู้มาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และสกัด “ขุมความรู้” ออกมาบันทึกไว้
(6) การจดบันทึก “ขุมความรู้” และ “แก่นความรู้” สำหรับไว้ใช้งาน และปรับปรุงเป็นชุดความรู้ที่ครบถ้วน ลุ่มลึกและเชื่อมโยงมากขึ้น เหมาะต่อการใช้งานมากยิ่งขึ้น
โดยที่การดำเนินการ 6 ประการนี้บูรณาการเป็นเนื้อเดียวกัน ความรู้ที่เกี่ยวข้องเป็นทั้งความรู้ที่ชัดแจ้ง อยู่ในรูปของตัวหนังสือหรือรหัสอย่างอื่นที่เข้าใจได้ทั่วไป (Explicit Knowledge) และความรู้ฝังลึกอยู่ในสมอง (Tacit Knowledge) ที่อยู่ในคน ทั้งที่อยู่ในใจ (ความเชื่อ ค่านิยม) อยู่ในสมอง (เหตุผล) และอยู่ในมือ และส่วนอื่นๆ ของร่างกาย (ทักษะในการปฏิบัติ) การจัดการความรู้เป็นกิจกรรมที่คนจำนวนหนึ่งทำร่วมกันไม่ใช่กิจกรรมที่ทำโดย คนคนเดียว เนื่องจากเชื่อว่า “จัดการความรู้” จึงมีคนเข้าใจผิด เริ่มดำเนินการโดยรี่เข้าไปที่ความรู้ คือ เริ่มที่ความรู้ นี่คือความผิดพลาดที่พบบ่อยมาก การจัดการความรู้ที่ถูกต้องจะต้องเริ่มที่งานหรือเป้าหมายของงาน เป้าหมายของงานที่สำคัญ คือ การบรรลุผลสัมฤทธิ์ในการดำเนินการตามที่กำหนดไว้ ที่เรียกว่า Operation Effectiveness และนิยามผลสัมฤทธิ์ ออกเป็น 4 ส่วน คือ
1 การสนองตอบ (Responsiveness) ซึ่งรวมทั้งการสนองตอบความต้องการของลูกค้า สนองตอบความต้องการของเจ้าของกิจการหรือผู้ถือหุ้น สนองตอบความต้องการของพนักงาน และสนองตอบความต้องการของสังคมส่วนรวม
2 การมีนวัตกรรม (Innovation) ทั้งที่เป็นนวัตกรรมในการทำงาน และนวัตกรรมด้านผลิตภัณฑ์หรือบริการ
3 ขีดความสามารถ (Competency) ขององค์กร และของบุคลากรที่พัฒนาขึ้น ซึ่งสะท้อนสภาพการเรียนรู้ขององค์กร และ
4 ประสิทธิภาพ (Efficiency) ซึ่งหมายถึงสัดส่วนระหว่างผลลัพธ์ กับต้นทุนที่ลงไป การทำงานที่ประสิทธิภาพสูง หมายถึง การทำงานที่ลงทุนลงแรงน้อย แต่ได้ผลมากหรือคุณภาพสูง เป้าหมายสุดท้ายของการจัดการความรู้ คือ การที่กลุ่มคนที่ดำเนินการจัดการความรู้ร่วมกัน มีชุดความรู้ของตนเอง ที่ร่วมกันสร้างเอง สำหรับใช้งานของตน คนเหล่านี้จะสร้างความรู้ขึ้นใช้เองอยู่ตลอดเวลา โดยที่การสร้างนั้นเป็นการสร้างเพียงบางส่วน เป็นการสร้างผ่านการทดลองเอาความรู้จากภายนอกมาปรับปรุงให้เหมาะต่อสภาพของ ตน และทดลองใช้งาน จัดการความรู้ไม่ใช่กิจกรรมที่ดำเนินการเฉพาะหรือเกี่ยวกับเรื่องความรู้ แต่เป็นกิจกรรมที่แทรก/แฝง หรือในภาษาวิชาการเรียกว่า บูรณาการอยู่กับทุกกิจกรรมของการทำงาน และที่สำคัญตัวการจัดการความรู้เองก็ต้องการการจัดการด้วย

เป้าหมายของการจัดการความรู้
1. เพื่อพัฒนางาน ให้มีคุณภาพและผลสัมฤทธิ์ยิ่งขึ้น
2. เพื่อพัฒนาคน คือ พัฒนาผู้ปฏิบัติงาน คือพนักงานหรือข้าราชการทุกระดับ
3. เพื่อพัฒนา “ฐานความรู้” เพิ่มพูนทุนความรู้ หรือ ทุนปัญญาของหน่วยงาน ซึ่งจะช่วยให้มีศักยภาพ ยิ่งขึ้น ให้แน่ใจว่าความรู้ทั้งหมด ที่เกี่ยวข้องและเป็นประโยชน์ต่อองค์กรจะได้รับการ
1.ค้นพบ
การค้นพบเป็นอิสระพร้อมยอมรับสิ่งใหม่ และไม่ต้องมีเป้าหมายในการสืบค้นสารสนเทศเป็นการเรียนรู้จากประสบการณ์ตรง ต้องลงมือกระทำ


2.คัดเลือก
ในการสร้างสรรค์สารสนเทศ จำเป็นต้องอาศัยสารสนเทศที่มีอยู่อย่างมากมายนั้นมาจัดกระทำด้วยวิธีต่างๆ ดังนั้นการคัดเลือกสารสนเทศจึงเป็นกิจกรรมแรกสุดของกระบวนการสร้างสรรค์สารสนเทศ การคัดเลือกส่วนใหญ่มักดำเนินการอยู่บนพื้นฐานความต้องการสารสนเทศ เป็นการตัดสินว่าสารสนเทศใดมีประโยชน์ สอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้ เหมาะสมที่จะนำมาสร้างสรรค์สารสนเทศ เป็นกิจกรรมที่ต้องอาศัยความรู้ ความเข้าใจและประสบการณ์เกี่ยวกับมนุษย์ ศาสตร์ต่างๆประกอบกัน เพื่อนำไปสู่การตัดสินใจเลือกใช้สารสนเทศนั้นๆ
องค์ประกอบการคัดเลือกสารสนเทศ -นโยบายในการคัดเลือก -เครื่องมือช่วยในการคัดเลือกสารสนเทศ -แหล่งและทรัพยากรสารสนเทศ -กระบวนการคัดเลือกสารสนเทศ
3.จำแนก
1. จำแนกตามประเภทของสารสนเทศ ซึ่งแงเป็น 3 ประเภท 1.1สารสนเทศด้านวิทยาศาสตร์ และสารสนเทศวิชาเฉพาะ1.2สารสนเทศด้านการบริหารและนโยบาย1.3สารสนเทศทางด้านการปฏิบัติงาน
2.การจำแนกตามการใช้งาน และการถ่ายทอดสารสนเทศ สามารถแบ่งได้เป็น 4 ประเภท 2.1สารสนเทศประเภท Know-why เป็นสารสนเทศทางด้านวิทยาศาสตร์ที่ให้คสามรู้เกี่ยวกับหลักการ 2.2สารสนเทศประเภท Know-how เป็นสารสนเทศที่อธิบายให้ความรู้เกี่ยวกับวิธีการเทคนิค 2.3สารสนเทศประเภท Show-how เป็นสารสนเทศที่อธิบายให้ความรู้เกี่ยวกับการปฏิบัติงาน 2.4สารสนเทศประเภท Know-who เป็นสารสนเทศที่อธิบายให้ความรู้เกี่ยวกับแหล่งสารสนเทศทั้งที่เป็นแหล่งบุคคล และหน่วยงาน
การจำแนกตามหน้าที่ขององค์การ (Classification by Functional Area)
การจำแนกระบบสารสนเทศประเภทนี้จะเป็นการสนับสนุนการทำงานตาม
หน้าที่หรือการทำกิจกรรมต่างๆ ขององค์การ โดยทั่วไปองค์การมักใช้
ระบบสารสนเทศในงานที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ต่างๆ เช่น
• ระบบสารสนเทศด้านบัญชี (Accounting information system)
• ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (Finance information system)
• ระบบสารสนเทศด้านการผลิต (Manufacturing information system)
• ระบบสารสนเทศด้านการตลาด (Marketing information system)
• ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์ (Human resource management
information system)
การจำแนกตามการให้การสนับสนุนของระบบสารสนเทศ
(Classification by Support Provided)
การจำแนกตามการให้การสนับสนุนของระบบสารสนเทศ แบ่งเป็น 3 ประเภทย่อย คือ ระบบสารสนเทศแบบประมวลรายการ(Transaction Processing Systems) ระบบสารสนเทศแบบรายงานเพื่อการจัดการ(Management Reporting Systems) และ ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ(Decision Support Systems

4.วิเคราะห์
1.คือการทำวามเข้าใจสารสนเทศที่ได้มาจากการคัดเลือกเพื่อจำแนกแยกแยะออกเป็นส่วนๆและคัดเอาเฉพาะสารสนเทศที่เด่นและมีลักษณะเฉพาะออกจากสารสนเทศทั้งหมด 2. คือ กิจกรรมที่จัดการปรับเปลี่ยนสารสนเทศให้อยู่ในลักษณะที่เหมาะสม ซึ่งอาจมีลักษณะที่แตกต่างไปจากเดิมเพื่อเพิ่มคุณค่าของสารสนเทศ
5.จัดระเบียบ
ข้อมูล (data) ที่จัดการอย่างเหมาะสมจะกลายเป็นสารสนเทศ ที่เป็นพื้นฐานสำคัญในการตัดสินใจทางธุรกิจ ธุรกิจที่มีความเป็นมืออาชีพจะใช้เทคนิคการจัดการข้อมูลพร้อมด้วยฮาร์ดแวร์ซอฟท์แวร์ที่ทันสมัยและพนักงานสารสนเทศที่ฝึกอบรมมาทำให้เข้าถึงสารสนเทศได้รวดเร็วและง่ายดายองค์กรต่างๆต้องรวบรวม จัดระเบียบวิเคราะห์ และแปลข้อมูล เพราะฉะนั้นการจัดระเบียบข้อมูล (Datamanagement)เป็นสิ่งสำคัญในงานธุรกิจทั้งหมด


6.เข้าถึง
การเข้าถึงสารสนเทศ (Information access ) หมายถึง วิธีการที่ผู้ใช้สามารถค้นและได้รับสารสนเทศที่ต้องการ ในที่นี้จะกล่าวถึง การเข้าถึงสารสนเทศ โดยเครื่อง มือช่วยค้นต่างๆ โดยจำแนกเป็น การเข้าถึงสารสนเทศจากทรัพยากรสารสนเทศของ -ห้องสมุด และทรัพยากรสารสนเทศจากอินเตอร์เน็ต
7. แบ่งปัน
1. การสร้างวัฒนธรรมในองค์กรใหม่ ให้รู้จักการแบ่งปันความรู้
หรือพูดง่ายๆ คือ การสร้างองค์กรแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization)
2. การนำหลักการของ การจัดการองค์ความรู้มาใช้ในองค์กร หรือที่เรามักจะเรียกกันว่า Knowledge management
3. การถ่ายทอดความรู้ หรือประสบการณ์ส่วนตัวด้วยเว็บไซต์ หรือบล็อก
จริงๆ
4. หัดรับฟังความคิดเห็นของคนในองค์กร เพื่อสร้างวัฒนธรรมในการคิดให้กับทุกๆ คน
5. ในแง่การศึกษาก็เช่นเดียวกัน ครู อาจารย์ควรรับฟังแง่คิดของเด็กๆ นักเรียน นักศึกษาบ้าง
บ่อยให้เด็กๆ คิดอะไรก็ได้ ไม่ใช่ว่าจำกัดกรอบความคิดเพียงแค่ในตำราเรียน

8.ปรับแต่งและสงวนรักษา
การปรับแต่งเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและรักษาความปลอดภัยของสารสนเทศ นอกจากการทำความสะอาดด้วย Disk Cleanup การจัดเรียงข้อมูลด้วย Disk Defragment แล้วยังมีวิธีการปรับแต่ง Window ให้ทำงานได้เร็วขึ้น การสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศขให้คงสภาพที่ดีและมีอายุการใช้งาน ยาวนาน อนุรักษ์ทรัพยากรสารสนเทศที่มีค่าหายาก เผยแพร่และให้ความรู้เกี่ยวกับการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศ
9.จัดทำและสร้างความรู้ใหม่
การจัดทำสารสนเทศจะทำให้เกิดความรอบรู้ ที่จะช่วยในการตัดสินใจหรือวางแผนในการดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ การสร้างความรู้ใหม่ (Knowledge creation) เป็นขั้นตอนของการพัฒนาและการสร้างความรู้ที่สร้างสรรค์ขึ้นใหม่(generative) จากทักษะและความสัมพันธ์ระหว่างคนในองค์กร เป็นวิธีการพัฒนาความรู้ของแต่ละคนในกระบวนการแลกเปลี่ยนประสบการณ์ (socialization) การสร้างความรู้ใหม่เกี่ยวข้องกับการหยั่งรู้และความเข้าใจอย่างลึกซึ้งที่เกิดขึ้นในแต่ละบุคคล ทุก ๆ คนสามารถเป็นผู้สร้างความรู้ได้ในรูปแบบต่าง ๆ ได้แก่ การวิจัยและการพัฒนา การเรียนรู้โดยการปฏิบัติ การแก้ปัญหาอย่างเป็นระบบ การเรียนรู้จากประสบการณ์และวิธีการระดมความคิดการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นของคนในกลุ่ม